名刺管理ソフトについて

2022/8/16更新

名刺管理アプリについて

営業マンによってはルート営業マンのように月に数回しか名刺交換をしない場合や、新規顧客開拓を毎日やっていて、月に100枚単位で交換した名刺が手元にあって、名刺管理の方法を考えないと、貰った名刺が山になってしまっている場合もあると思います。

最初のうちは名刺を整理して入れておくファイリングに入れて持ち歩くのですが、500枚、1000枚以上になってきますと持ち歩く事もままならなくなってきますので、どうやって名刺管理を行うか考えてしまっている営業マンの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

※人によっては名刺を見る必要が出てくる度に、名刺の山を探し回って時には見つからなかったりして、膨大な時間を費やしてしまっている営業マンも居るのではないでしょうか？

この名刺管理を取り巻く流れは、名刺そのものをファイルによる管理からパソコンで管理するようになってきて、徐々にインターネットを使って外出先からや携帯電話から情報を引き出せるように進化していく流れだと思いますね。

先ず、名刺に書いて有る情報はそれほど多くの情報が書いて有る訳では無く、会社名・郵便番号・住所・所属部署・氏名・電話番号・FAX番号・Eメールアドレス・ホームページアドレス位が小さい紙に書いて有るだけでありまして、営業マンが昔の名刺を引っ張り出す必要が出てくる場合は、担当者の名前の確認ですとか、電話番号やメールアドレスの確認位ですから、名刺そのものが必要な場合は皆無だと思います。

ですから名刺管理と言っても顧客管理や顧客管理台帳の入り口って考えまして、単体で名刺管理が出来るソフトを探すのではなく、顧客管理の一部分としてお客に貰った名刺の情報を取り込むって考え方のほうが良いと思います。

それと、営業マンがお客に昔貰った名刺が必要になる場面は社内にいる時だけとは限らないのでして、半分くらいは営業先ですとか外出先で情報を必要とする場合だと思いますので、携帯電話なりインターネットで情報を引っ張り出せるようになる流れが出てきているのは当然の流れでしょうね？

ただ、営業マンの名刺管理が上手く出来ない最大の理由としては、貰った名刺の情報を入力する手間や時間の問題が一番大きいのでは無いでしょうか？

最近ではOCR（スキャナーで読み取って文字に変換する技術）が使われるようになってきまして、ある程度は自動で入ってくるのですが、まだまだ時間がかかってしまいますからね？

※私も何種類かのOCRを使ってみましたが、認識率98％といっても100文字中2文字前後は間違えるって事ですので、チェックして直すなら最初からキーボードで打ち込んでしまったほうが、良いと思った事も多いです。

そうなりますと営業マンが社内で行なう作業や仕事の優先順位として、名刺の整理やデーターの打ち込みは後ろのほうの順位になってしまいますので、整理されない溜まった名刺が増えてしまうって事になってしまいますよね？

きっと必要なのは会社として顧客管理が必要で、その為には顧客管理台帳を整備する必要が有って、名刺交換で貰った名刺はどんな流れで処理を行うのかって業務フローを取り決める所から始めませんと、何時までたっても営業マン個人のやり方任せで、担当が替わっても引き継がれる事も無いのではないでしょうか？

ですから必要なのは名刺管理ソフトありきではなく、営業マンが名刺交換をして貰った名刺をどのように処理していくかの流れを決定して、その上で管理ソフトを探すなり開発するって流れでしょうね？

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