出張旅費清算/交通費の清算と書式

2022/8/16更新

出張旅費清算/交通費の清算と書式

営業活動を行なう中で、移動のために電車やバス飛行機やタクシーを利用して移動したり、営業先に宿泊を伴う出張が発生する場合が有りますが、そんな時について回るのが、出張旅費清算の作業がついて回るわけです。

忙しい営業マンの中には、出張旅費清算/交通費の清算伝票を書かないで溜め込んでしまって、忘れた頃に気が付いてあわてて、作成して提出する場合も有りますね。

営業日報/業務日報を書いていない場合が複合されますと、10日も経過してしまいますと営業マン本人も過去の事で、忘れてしまっていますから必死に思い出して、清算伝票を書いたりします。
このような状況ですと、間違いの元ですし過去の交通費を思い出して書くわけですから時間の無駄でも有ります。

極力このような状態にならない為には、毎日の営業日報に旅費交通費の清算欄を一緒にしておくと、書き忘れ、清算忘れガ発生しにくいと思います。

※出張旅費清算/交通費の清算伝票は事務用品として販売されていますが、どこの企業でも使える書式になっていますので、日報とは別の書式になっていると思います。(インターネット上では無料で書式をダウンロード出来るサイトも幾つか有るようです）

ここで、営業日報は営業部門のもので出張旅費清算/交通費の清算は経理部の伝票であって別物なので別々に書類があるべきとの意見が出てくると思いますが、個人的には営業日報と出張旅費清算/交通費の清算伝票は一体になっていたほうが良いと思います。

営業マンにとっては一緒になっていたほうが、書き忘れが防げますし作業が減りますので、言うまでも無いと思いますが、経理関係の管理部門にとってはどうでしょうか？

経理部に営業日報が回ってきても、意味が無いのかもしれませんが、出張旅費清算/交通費の清算と一緒に日々の営業活動を記入した営業の報告が書いてあっても、邪魔にはならないわけです。
さらに、普通の企業ですと経理部の方はお金の部分だけは把握していますが、自分の会社の営業マンが何を毎日やっているのかを、把握していない場合が殆んどだと思いますが、営業日報と出張旅費清算/交通費の清算を一緒になった書式にしてしまいますと、自然に経理の人間も営業マンの日々の活動内容が把握できてくるわけです。

これは、企業にとってマイナスの要素は何も無く、プラス面が大きいと思いますので、営業日報と出張旅費清算/交通費の清算を一体化して一つの書類にしてみるのは如何でしょうか？

追伸
私も新人時代は出張旅費清算/交通費の清算を溜めてしまっていたくちでして、清算漏れが多少は有ったのではないでしょうか？

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